年末が近づくと、営業日や受付時間の変更をホームページで案内する機会が増えます。忙しくなる前に、「何を伝えるか」と「どこに載せるか」を整理しておきましょう。
お客様が知りたいのは、休みの日だけではありません。「いつまで注文できるか」「問い合わせへの返事はいつ来るか」「営業はいつ再開するか」まで分かると、予定を立てやすくなります。
この記事では、小さな会社やお店で確認したいポイントをまとめます。
1．休業期間と、受付・対応の予定を分ける
まず、次の内容を確認します。
- 年内の最終営業日と終了時刻
- 休業する期間
- 年始の営業再開日と開始時刻
- 休業中の問い合わせ受付と返信の予定
- 注文・予約・発送など、別に締切がある業務
店舗がお休みでも、フォームからの問い合わせは受け付ける場合があります。その際は、「受付はできますが、返信は営業再開後となります」と分けて伝えましょう。実際の対応が決まっていない段階で、即日返信などの約束を加えないことも大切です。
年末年始は年をまたぎます。日付には必要に応じて年も入れ、曜日や再開日の書き間違いがないか確認してください。
2．お知らせだけでなく、入口から見つけられるか確かめる
休業案内の記事を公開したら、スマートフォンでトップページを開いてみましょう。
「お知らせ」の一覧に載っているか、タイトルから対象の年や内容が分かるかを確認します。重要な受付締切がある場合は、問い合わせページや予約ページにも短く案内すると、手続きの直前に確認できます。
確認する場所は、次の3か所から始めると整理しやすくなります。
- トップページ：案内へのリンクが見つかるか
- お知らせ記事：期間と対応予定がまとまっているか
- 問い合わせ・予約ページ：休業中の扱いが分かるか
同じ説明を長く何か所にも載せると、後で日程が変わった際に直し忘れることがあります。詳しい案内を1ページにまとめ、ほかの場所からリンクする方法も検討しましょう。
3．フォームの自動返信と、掲載内容をそろえる
ホームページでは「返信は営業再開後」と案内していても、自動返信メールに「すぐにご連絡します」と書いてあると、お客様が戸惑う原因になります。
問い合わせフォームを利用している場合は、自動返信文の対応時間や返信の目安も確認してください。変更するなら、休業後に戻す箇所も一緒にメモしておくと安心です。
自動返信を変更した後は、実際に届いたメールの内容を確かめましょう。送信完了の画面だけでは、相手にどのような案内が届くかまでは分かりません。
4．Googleマップなど、別の案内も確認する
Google ビジネス プロフィールを利用している店舗や事業所は、ホームページとあわせて営業時間の表示も確認しましょう。
Googleの公式案内では、一時的な営業時間の変更や連続して最長6日間の休業には「特別営業時間」を利用します。7日間以上の連続休業などは扱いが異なるため、休業期間に合う設定を公式ヘルプで確認してください。
SNSや予約サービスを利用している場合も、案内する日程が食い違っていないか確認します。ホームページを更新しただけで、ほかのサービスの情報も変わったと思い込まないようにしましょう。
5．公開するときに、案内を外す日も決める
営業を再開しても、トップページに休業案内が大きく残っていると、現在も休みなのか迷わせてしまいます。
公開時に、次の作業も予定に入れておきましょう。
- 営業再開後にトップページの目立つ案内を外す
- 問い合わせページや自動返信の一時的な説明を戻す
- 営業時間や受付状況が通常どおりになっているか確認する
過去のお知らせを残す場合は、対象の年や期間が分かるようにします。古い記事を毎年そのまま流用する際も、日付だけでなく、現在の受付方法や連絡先まで見直してください。
更新を依頼するときは、この情報をまとめましょう
ホームページの更新を任せたい場合は、次の内容をまとめると相談しやすくなります。
- 対象のホームページのアドレス
- 休業期間と営業再開日
- 問い合わせ・注文・予約などの対応予定
- 案内を掲載したい日
- 掲載したい場所と、営業再開後に戻したい内容
文章が完成していなくても、決まっている日程と必要な情報から整理できます。パスワードなどの認証情報は、問い合わせフォームに入力しないでください。
デジタルコアでは、ホームページの更新や運営についてのご相談を受け付けています。対応する作業や費用は、ご契約内容・ご依頼内容により異なります。
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